CÓMO ORDENAR EL CORREO DE TU OFICINA O DESPACHO.

 

Según Sun Tzu la organización “es actuar con pocos recursos y utilizarlos como si fueran muchos”. Tener nuestra área de trabajo organizada y ordenada nos puede ahorrar tiempo y recursos.

Este post va dirigido a profesionales de cualquier rama ya sean abogados, contables, gestores, etc.

Siendo abogado, empezaré explicando que es lo que me funciona a mí y qué es lo que he aprendido con el ejercicio profesional dentro del despacho.

Los abogados podemos recibir al día decenas de correos electrónicos de todo tipo, esa información ha de ser convenientemente guardada en el ordenador y también (por seguridad) en un disco externo amén de cumplir con las exigencias de la sacrosanta Ley de Protección de Datos. En el escritorio también por temas de seguridad informática incluir sólo enlaces, no carpetas. Estos accesos pueden ordenarse en filas o columnas dependiendo qué les resulte más útil para agrupar los asuntos abiertos según el orden jurisdiccional. También es importante que en el interior de cada carpeta de nuestro disco duro vayamos introduciendo siguiendo con el orden expuesto, cada resolución identificada correctamente con la fecha.

Los plazos son muy importantes en nuestra profesión.

Ahora explicaré qué es lo que he aprendido, a través del estudio, sobre la organización del correo electrónico. En mi caso, tengo varias cuentas electrónicas dependiendo de los asuntos que manejo en una u otra para no confundir lo privado con lo profesional.

En todo caso si tienen una o dos cuentas les aconsejo siempre crear una serie de carpetas para facilitar la celeridad en el trabajo.

La primera, en el supuesto de que ustedes no tengan doble o triple cuenta, se puede llamar “Archivos personales” en ella podemos colocar aquellos temas que afecten a nuestra vida fuera de la oficina.

La segunda que podemos crear se puede llamar “Algún día tal vez”. Es la tarea perfecta para evitar uno de los vicios más peligrosos en nuestro trabajo: la procastinación. Podemos incluir en esta aquellos correos que pueden ser importantes el día de mañana, es aconsejable antes de vaciar en la papelera estos archivos un margen razonable de tiempo que puede ser por ejemplo cuatro o cinco años.

La tercera que es aconsejable crear es “Temas abiertos”, en la cual guardaremos aquellos archivos o asuntos a los que es preciso hacer un seguimiento semanal o diario, tales como comprobar el curso de una reclamación de una multa, reclamaciones frente a aseguradoras, etc.

La cuarta se puede denominar “Me deben” en el cual pondremos tareas o cosas cuya realización corresponde a un tercero, ya puede ser un tema puramente económico o crematístico, o por poner otro ejemplo, un informe pericial que hemos solicitado a un profesional.

Por último, no dejo de aconsejar tener una agenda que podemos tener dentro del correo electrónico, en el móvil(siempre que tengamos configurado un sistema de alertas) o en un calendario de toda la vida. Personalmente a mí me gustan los calendarios de pared, es una manía de abogado analógico, lo admito pero que tiene sus ventajas ya que te permite tener fuera de una pantalla de ordenador todas las fechas que son importantes para tu trabajo y tú día a día.

Incluyo en la portada una representación artística de la Antigua Biblioteca de Alejandría para demostrar que incluso en los tiempos más antiguos con los medios más exiguos se ha podido ordenar cantidades inmensas de información.